Imagine a seguinte situação: são 10h15, estou a terminar um documento bastante importante que tem que ser enviado até às 11h00 e um colega de trabalho liga-me a pedir que lhe envie o report do mês de Outubro com urgência.
Envio o report? Sim ou não? Eis a questão!
Para ajudar a tomar esta decisão, que pode ser transportada para diferentes realidades, há que considerar alguns pressupostos:
1. “Urgência”. Normalmente, quando nos pedem algo é sempre com caráter de “urgência”. Primeiro passo: pedir para que o colega quantifique exatamente essa urgência – “é urgente para quando? Preciso que me indiques exatamente até que horas”.
Quantas vezes já aconteceu percebermos que a “urgência” afinal não era assim tão urgente, o que nos daria margem de tempo para realizarmos a tarefa que tínhamos em mãos e responder à solicitação a seguir
2. Depois de avaliarmos a “urgência”, temos duas opções: se o report já estiver feito e seja só reencaminhar, então o ideal será realizar essa tarefa de imediato. Por um lado, estamos a dar resposta a uma solicitação de um colega, evitando que nos interrompa novamente com o mesmo pedido, por outro, libertamos esta tarefa da nossa lista mental
3. Se o report ainda não está feito e necessita de tempo para o seu término, há que avaliar se esta tarefa é mais importante e/ou urgente do que o documento que está a realizar e que tem que enviar até às 11h00. Se sim, então o importante é começar de imediato, negociando se possível novo prazo para enviar o documento depois das 11h00.
4. Se não, então temos que dizer “não”. E muitos de nós sentimos uma enorme dificuldade em o fazer (porque sentimos que estamos a não ser bons colegas, porque temos receio do que possam pensar de nós, porque queremos demonstrar sempre disponibilidade, ...). A verdade é que podemos e devemos transformar este “não” em “agora não”.
Ou seja, em vez de dizermos que não podemos enviar o report, podemos dizer algo como: “agora não, estou a terminar um documento importante até às 11h. Quando terminar pego no report e envio-te até às 13h00 a versão finalizada”.
O truque é usar esta fórmula:
Agora não + justificação + solução
ou
Justificação + solução
Há algo importante na Gestão de Tempo: temos que ser nós os primeiros a respeitar o nosso tempo e as nossas tarefas. Só assim os outros irão respeitar as nossas prioridades!
